Informativa sui rimborsi

Termini e Condizioni di Partecipazione

Evento: SIRDE Catania 2025

Organizzato dal Distretto Rotaract 2110 Sicilia-Malta

Email ufficiale per prenotazioni e richieste: prenotazionisirde2025@distretto2110.it

Sito ufficiale: www.distretto2110.it

1. Premessa

Il presente documento stabilisce i termini e le condizioni che disciplinano la partecipazione all’evento SIRDE Catania 2025, organizzato dal Distretto Rotaract 2110 Sicilia-Malta.

La partecipazione è riservata a soci Rotaract, Rotariani, accompagnatori ed eventuali ospiti esterni, previa regolare iscrizione.

Si precisa che il Distretto e i Club Rotaract coinvolti operano senza fini di lucro e che l’organizzazione dell’evento ha natura esclusivamente associativa e non commerciale. La quota di iscrizione è finalizzata unicamente alla copertura dei costi diretti e indiretti connessi all’organizzazione.

2. Modalità di iscrizione e conferma della prenotazione

Le prenotazioni dovranno essere effettuate esclusivamente tramite il sito ufficiale: www.distretto2110.it.
Il pagamento della quota costituisce primo passo della prenotazione, che tuttavia non sarà considerata completa finché il Partecipante non compilerà l’apposito form di registrazione ricevuto via e-mail dall’indirizzo prenotazionisirde2025@distretto2110.it.
La compilazione del form è obbligatoria e dovrà avvenire entro cinque (5) giorni lavorativi dal ricevimento della comunicazione. In mancanza, la prenotazione sarà considerata incompleta e potrà essere annullata dall’organizzazione.
Nel caso in cui il Partecipante non riceva l’e-mail di conferma e il relativo form entro dieci (10) giorni lavorativi dal pagamento, è suo onere contattare tempestivamente il Comitato Organizzatore all’indirizzo sopra indicato, allegando copia della ricevuta di pagamento.
Le quote comprendono solo i servizi e le attività espressamente menzionati nel programma ufficiale dell’evento. Qualsiasi spesa extra (ad esempio consumazioni al minibar, servizi aggiuntivi in hotel, spese personali, imposte di soggiorno) rimane a carico esclusivo del Partecipante.

3. Finestre temporali di apertura delle prenotazioni (“Wave”)

Le iscrizioni saranno gestite in tre diverse fasi temporali (“wave”):

Prima Wave: apertura il 23 settembre 2025 alle ore 21:00
Seconda Wave: apertura il 29 settembre 2025 alle ore 21:00 (riservata esclusivamente ai soci del Distretto 2110)
Terza Wave: apertura il 7 ottobre 2025 alle ore 21:00

⚠️ A differenza di altri eventi, non sono previsti sovrapprezzi o variazioni di quota tra una wave e l’altra: il costo rimarrà invariato in tutte le fasi.

Al termine della terza wave, in caso di elevata domanda, il Comitato Organizzatore potrà attivare una lista d’attesa, la cui gestione e modalità saranno comunicate tramite i canali ufficiali.

4. Politica di rimborso

Il Comitato Organizzatore stabilisce che non sono previsti rimborsi, indipendentemente dal motivo della rinuncia o dell’impossibilità a partecipare.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, non danno diritto a rimborso:

malattia o infortunio;
rinuncia volontaria;
sopravvenuti impegni personali, familiari o professionali;
ritardi o cancellazioni dei mezzi di trasporto (aerei, treni, autobus);
impedimenti derivanti da cause di forza maggiore o da normative sanitarie o amministrative sopravvenute.

Il Partecipante, confermando la prenotazione, accetta integralmente questa clausola.

5. Strutture alberghiere e criteri di assegnazione

Sono previste tre strutture alberghiere convenzionate, tutte di standard adeguato e con servizi equivalenti (colazione inclusa).
L’assegnazione delle camere avverrà in base a:
- disponibilità residua al momento della prenotazione;
- ordine cronologico di completamento della prenotazione (pagamento + form).
Nel caso in cui una struttura raggiunga la capienza massima, i Partecipanti verranno indirizzati verso una delle altre strutture disponibili, senza che ciò costituisca motivo di reclamo o diritto a rimborso.
L’imposta di soggiorno, se prevista dal Comune, rimane a carico del Partecipante e dovrà essere corrisposta direttamente alla struttura.

6. Preferenze di compagno di stanza

Ogni Partecipante potrà indicare, nel form di registrazione, le proprie preferenze relative ai compagni di stanza.
L’organizzazione farà il possibile per soddisfare tali richieste, ma non può garantirne l’accoglimento in tutti i casi, poiché le assegnazioni dipendono dalle disponibilità reali e dall’equilibrio complessivo della distribuzione.
Qualora non sia possibile rispettare le preferenze, il Comitato procederà ad assegnazioni alternative, senza obbligo di rimborso.

7. Esigenze particolari (alimentari, mediche, logistiche)

I Partecipanti con esigenze particolari (allergie, intolleranze, necessità mediche o logistiche specifiche) sono tenuti a segnalarle in fase di compilazione del form.
Le richieste pervenute tardivamente o non correttamente specificate potrebbero non essere prese in carico, e in tal caso l’organizzazione non sarà tenuta a fornire rimborsi o servizi alternativi.
Il Comitato farà ogni sforzo ragionevole per accogliere tali esigenze, ma non assume obblighi di risultato.

8. Responsabilità e limitazioni

L’organizzazione non potrà essere ritenuta responsabile per errori o omissioni nella compilazione dei dati da parte dei Partecipanti.
Non risponde di ritardi, cancellazioni o altri disservizi causati da terzi (trasporti, fornitori, condizioni meteorologiche, ecc.).
Ogni Partecipante è responsabile di eventuali danni arrecati a camere d’albergo, spazi utilizzati o beni messi a disposizione durante l’evento, nonché del pagamento degli extra personali (es. minibar, consumazioni fuori programma).
Il Comitato si riserva la facoltà di modificare in qualunque momento parte del programma, senza che ciò comporti obbligo di rimborso.

9. Condotta dei partecipanti

È richiesto a tutti i Partecipanti un comportamento rispettoso e conforme ai valori Rotaract e Rotary.

L’organizzazione si riserva il diritto di allontanare chiunque tenga condotte inadeguate, offensive o pericolose, senza diritto ad alcun rimborso.

10. Controversie e foro competente

Qualsiasi controversia connessa alla partecipazione all’evento sarà di competenza esclusiva del foro legale corrispondente alla sede del Distretto Rotaract 2110 Sicilia-Malta.

11. Trattamento dei dati personali

I dati personali forniti dai Partecipanti saranno trattati nel pieno rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), esclusivamente per finalità connesse alla gestione dell’evento.

Non saranno ceduti a terzi estranei all’organizzazione, salvo che per esigenze strettamente necessarie (es. strutture alberghiere, servizi di ristorazione).

12. Accettazione dei Termini e Condizioni

Con la compilazione del form e la conferma della prenotazione, il Partecipante dichiara di:

aver letto e compreso integralmente il presente documento;
accettarne senza riserve ogni clausola;
essere consapevole che la mancata osservanza di tali condizioni può comportare l’annullamento della prenotazione senza diritto a rimborsi.